Focus sur la GED RH

Lorsqu’un employé demande une copie de son contrat de travail, la personne au poste de responsable RH peut le récupérer instantanément via la GED, au lieu de passer plusieurs heures à chercher dans des archives papier. De même, si un manager a besoin d’accéder aux dernières évaluations de performance d’un salarié avant un entretien annuel, il peut les consulter directement en ligne.

Un audit RGPD révèlera que grâce à la GED RH, votre entreprise est conforme aux normes de protection des données. En effet, toutes les fiches de paie et autres informations privées sont stockées dans un système sécurisé, avec des accès restreints en fonction des rôles (seul le/la responsable RH peut consulter les informations salariales). De plus, les documents liés à la santé des salariés (comme les arrêts maladie) sont protégés par des niveaux d’accès spécifiques. Chaque document peut également avoir des durées de conservation différentes. Avec la GED, vous pouvez réellement moduler les différents accès en fonction des demandes RGPD ce qui vous permet d’être conforme aux attentes.

Avec la mise en place d’un portail d’accès personnel, la GED RH devient un outil incontournable pour le salarié. Un salarié peut se connecter à son portail personnel pour télécharger son bulletin de paie, consulter le manuel de l’entreprise, et vérifier le statut de sa demande de télétravail. Par ailleurs, le département RH partage en temps réel un tableau de bord sur les effectifs avec le service financier, permettant une meilleure coordination pour les prévisions budgétaires

Une entreprise de 200 salariés utilisant la GED RH peut constater une économie d’environ 10 000 € par an en coûts d’impression et d’archivage. Par ailleurs, l’équipe RH réduit de moitié le temps consacré à la gestion des demandes de congés, grâce à une plateforme numérique où les employés soumettent directement leurs requêtes.

Les process de validation sont simplifiées et accélérés très facilement : un employé soumet une demande de congés via la plateforme GED. Le manager reçoit une notification par mail pour valider la demande, et une fois validée, le congé est automatiquement enregistré dans le calendrier RH de l’entreprise. Ce workflow évite les oublis et les « doubles réservations » dans les équipes. De plus, les responsables peuvent extraire un rapport mensuel sur les absences en quelques clics.

La solution GED RH est souple et facile d’évolution : une PME utilise initialement la GED pour stocker les contrats de travail et fiches de paie. Après un an, elle peut décide d’ajouter un module de gestion des formations pour suivre les compétences de ses employés et planifier des sessions de formation. Cet ajout est simple et possible avec tout une mise en place de workflow possibles. Cette évolution permet de répondre aux nouveaux objectifs de simplification des process et de développement professionnel de l’entreprise.